Canal de denuncias
Finalidad del canal de denuncias
La Ley Orgánica 5/2010 introdujo en el Código Penal la posibilidad de que las personas jurídicas puedan ser condenadas por la comisión de determinados delitos. Como consecuencia de ello y siendo el cumplimiento de la legalidad uno de los principios y valores esenciales que rige su actividad, CORVAN SERVICIOS AUXILIARES han implantado un MANUAL DE PREVENCIÓN DE RIESGOS PENALES (en adelante, el “Manual”), en el cual se establecen las normas y controles necesarios para tratar de evitar en la medida de los posible la comisión de conductas delictivas por parte de los administradores, directivos y empleados de VANCOR SERVICIOS AUXILIARES o, al menos, cuando ello no sea posible, facilitar su detección.
Pues bien, uno de los controles más relevantes que establece el Manual es la obligación de todos los administradores, directivos y empleados de VANCOR SERVICIOS AUXILIARES de comunicar al Comité de Cumplimiento la existencia de incumplimientos de la Ley, del Manual, del Código Ético, de cualquier otra normativa interna o protocolo de actuación implantado o de cualquier actuación que pudiera ser considerada antijurídica o delictiva. Tal es la importancia de esta obligación que, sin ella, resultaría altamente difícil la prevención y detección de delitos, pues son las personas de VANCOR SERVICIOS AUXILIARES quienes, como en toda empresa, tienen el conocimiento directo de las actuaciones realizadas en el seno de la misma.
El objetivo del presente Protocolo es, por tanto, el establecimiento de un conjunto de normas que regulen un cauce específico por el que las personas que conforman VANCOR SERVICIOS AUXILIARES puedan cumplir con su obligación de denunciar ante el Comité de irregularidades de las que tengan conocimiento con libertad, sin temor a represalias y garantizando su confidencialidad. Asimismo, el presente Protocolo establece los mecanismos adecuados para que se respeten los derechos de la persona denunciada, incluyendo los reconocidos en la normativa de protección de datos de carácter personal.
Ámbito de aplicación
Los destinatarios del presente Protocolo de Canal de Denuncias son los administradores, directivos y todas las personas que trabajan en VANCOR SERVICIOS AUXILIARES, quienes están obligados al cumplimiento de todas las normas y pautas de actuación establecidas en este Protocolo.
De este modo, las referencias que se incluyan sobre VANCOR SERVICIOS AUXILIARES o sus administradores, directivos y empleados se entenderán igualmente realizadas a sus filiales y a los administradores, directivos y empleados de estas últimas.
Obligación de denunciar
Forma de denunciar
Los administradores, directivos y empleados de VANCOR SERVICIOS AUXLIARES podrán realizar la comunicación mencionada en el punto 3 anterior mediante los siguientes cauces:
-Por correo postal, a la siguiente dirección postal:
VANCOR SERVICIOS AUXLIARES. Comité de Cumplimiento. Av. Alfahuir 45 – 46019 Valencia
-Por email, a la siguiente dirección de correo electrónico:
canaldedenuncias@vancor.es
-Mediante entrevista personal con cualquiera de los miembros del Comité de Cumplimiento.
Las denuncias dirigidas al Comité de Cumplimiento deberán contener la siguiente información:
– Identidad del denunciante.
-Descripción de los hechos objeto de denuncia.
-Indicios sobre los que se basa la sospecha del denunciante.
-Identidad del denunciado, si es que se conoce el responsable del hecho objeto de la denuncia.
A las denuncias deberán acompañarse todos los elementos probatorios de los que disponga el denunciante.
En caso de que la denuncia se realice mediante entrevista personal, se deberá elaborar un resumen escrito de la misma, que será firmado por el denunciante.
Sin perjuicio de lo anterior, si el denunciante se negase por cualquier razón a firmar el resumen de hechos elaborado, los hechos denunciados verbalmente podrán ser igualmente objeto de investigación por el Órgano de Vigilancia, dejando constancia por escrito de las razones por las que el denunciante se ha negado a firmar.
Derechos y obligaciones del denunciante
Con el fin de garantizar que nadie que denuncie de buena fe un hecho presuntamente ilícito sufrirá ninguna represalia, la denuncia no pasará por los superiores jerárquicos del denunciante, sino que se dirigirá directamente al Comité de Cumplimiento por alguno de los cauces indicados en el puntos anteriores.
Además, el Comité de Cumplimiento no facilitará la identidad del denunciante a la persona denunciada ni a ningún otro empleado de VANCOR SERVICIOS AUXILIARES con la excepción de los empleados que intervengan directamente en la investigación, quienes tendrán en todo caso un deber de confidencialidad. La identidad del denunciante se podrá comunicar a los profesionales externos (abogados, consultores, etc.) que participen en la investigación, quienes estarán sometidos al mismo deber de confidencialidad. Por último, la identidad del denunciante se comunicará al Juez, Fiscal, Policía o autoridad administrativa a quien en su caso se traslade el resultado de la investigación.
Tal y como dispone en puntos posteriores del presente Protocolo, el ejercicio del derecho de acceso por parte del denunciado no incluye la revelación de los datos identificativos del denunciante.
Se prohíbe de forma terminante la adopción de cualquier sanción, represalia o consecuencia negativa contra una persona por el hecho de haber formulado una denuncia.
No obstante, estas garantías de confidencialidad y no represalias anteriores no serán de aplicación a denuncias realizadas con conocimiento de su falsedad o con temerario desprecio hacia la verdad.
El denunciante deberá colaborar con el Comité de Cumplimiento en la investigación interna que se realice como consecuencia de la misma.
Esta vía será la preferente para la puesta en conocimiento de la empresa de cualquier posible incumplimiento normativo que se esté realizando o haya sido realizada. Sin embargo, dicha vía no es excluyente, por lo que en caso de que los órganos de la persona jurídica encargados del cumplimiento normativo tengan conocimiento efectivo por cualquier otro medio de la comisión de una conducta que pudiera ser constitutiva de un incumplimiento, iniciarán de oficio idénticas actuaciones idénticas a las que se pondrían en marcha ante la recepción de una comunicación por el canal de denuncias.
Tramitación de la denuncia
El Comité de Cumplimiento deberá acusar recibo al denunciante de la denuncia tan pronto como sea posible.
El Comité de Cumplimiento deberá evaluar la denuncia, solicitando al denunciante la información adicional que fuera necesaria, a fin de determinar:
a) Que contiene la información mínima prevista en el punto 4.2 del presente Protocolo;
b) Que los hechos descritos por el denunciante pueden ser constitutivos de un comportamiento ilícito, delictivo o que suponga un incumplimiento de la Ley, del Manual, del Código Ético, de cualquier otra normativa interna o protocolo de actuación implantado o de cualquier actuación que pudiera ser considerada antijurídica o delictiva en los términos previstos en los puntos 3.1 a 3.3 del presente Protocolo de Canal de Denuncias; y
c) Que la denuncia no es manifiestamente inverosímil ni obedece a una mera valoración subjetiva del denunciante carente de indicio alguno de veracidad.
En caso de que no se cumplan los requisitos anteriores, el Comité de Cumplimiento archivará la denuncia, dejando constancia de ello en un informe, que deberá constar con el Vº Bº del Director de Cumplimiento en el que se justifiquen de forma motivada las razones del archivo. En caso de que se cumplan los requisitos de admisión a trámite de la denuncia, el Comité de Cumplimiento, con el Vº Bº del Director de Cumplimiento, iniciará y dirigirá una investigación interna para averiguar si los hechos denunciados son ciertos y, dará curso, en su caso, al procedimiento sancionador correspondiente. Tanto la investigación interna como la imposición de sanciones disciplinarias se realizarán conforme a lo dispuesto en el Protocolo del Sistema Disciplinario en caso de detección de Irregularidades de VANCOR SERVICIOS AUXILIARES. En caso de que entre las personas afectadas por la comunicación/denuncia se encuentre alguna de las que formen parte del órgano instructor, esta deberá ser substituido por otro en las tareas de averiguación relacionadas directamente con la comunicación/denuncia en cuestión.
Con independencia de que se archive o no la denuncia, el Comité de Cumplimiento informará al denunciado de forma expresa, precisa e inequívoca del contenido de la denuncia, de los empleados de VANCOR SERVICIOS AUXILIARES y terceros que podrán tener acceso a ella así como de sus derechos y obligaciones, incluyendo los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición cuando proceda.
En caso de que la comunicación de la denuncia al denunciado pudiera entorpecer de algún modo la investigación interna, dicha comunicación podría demorarse como máximo tres meses desde la fecha de la denuncia.
El Director de Cumplimiento creará y mantendrá un registro de todas las denuncias que se reciban, cumpliendo en todo caso con las obligaciones en materia de protección de datos que se mencionan en el punto 7 siguiente del presente Protocolo.
Protección de datos personales
VANCOR SERVICIOS AUXILIARES se encuentra legitimada y es la Responsable del tratamiento de los datos personales facilitados con ocasión de la denuncia y obtenidos a resultas de la investigación interna correspondiente. Estos “Datos Personales” serán tratados únicamente con la finalidad de gestión y control del presente Protocolo de Canal de Denuncias y del Protocolo de Sistema Disciplinario, a cuyos efectos tendrán acceso:
a) VANCOR SERVICIOS AUXILIARES, matriz del grupo, responsables del diseño, implementación y control, a nivel global dentro de las empresas, del Código de Conducta, del Manual, y de este Protocolo de Canal de Denuncias y responsable del tratamiento del fichero que contenga los Datos Personales.
b) Las sociedades que tienen la relación contractual o societaria con la(s) persona(s) denunciante(s) y denunciada(s), si ello fuera necesario para poder llevar a cabo la investigación interna y adoptar las medidas disciplinarias u otras que procedieran, en función de la naturaleza de la relación que le una con la persona de que se trate.
c) Los profesionales (internos y externos) y autoridades públicas mencionados en el punto 5.
Los titulares de los Datos Personales tienen derecho a acceder, rectificar y suprimir los datos, así como a oponerse o limitar el tratamiento de los mismos, solicitar su portabilidad u olvido. El consentimiento prestado para el tratamiento de sus datos puede ser revocado en cualquier momento. Estos derechos pueden ejercitarse mediante el envío de un correo electrónico a la dirección protecciondatos@insersa.es (en caso de disconformidad con la respuesta puede dirigirse a la Agencia Española de Protección de Datos. No obstante, no procederá el ejercicio de tales derechos en los siguientes supuestos:
(i) cuando la persona denunciada ejercite su derecho de acceso, no se le comunicarán los datos identificativos del denunciante; o
(ii) cuando el ejercicio de estos derechos se proyecte respecto de una denuncia relacionada con la prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, en cuyo caso se aplicará lo dispuesto en el artículo 32 de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo.
VANCOR SERVICIOS AUXILIARES posee un riesgo de nivel bajo, de acuerdo con el Análisis de Riesgo realizado en la empresa y se adapta a lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 de Protección de Datos, así como al resto de normativa vigente en esta materia.
Los Datos Personales obtenidos con ocasión de la denuncia serán almacenados el tiempo necesario para cumplir los fines de investigación derivados de la denuncia. En todo caso, serán cancelados cuando hayan transcurrido dos meses desde la finalización de la investigación interna iniciada como consecuencia de la misma, salvo en el caso de denuncias archivadas por infundadas que se cancelarán de inmediato. La cancelación conlleva el bloqueo de los Datos Personales de tal forma que sólo podrán mantenerse en custodia separada, durante el plazo de prescripción de las responsabilidades relacionadas con la denuncia, para su puesta a disposición de las autoridades como la Policía, el Ministerio Fiscal o un Órgano Judicial, cuando proceda.
Formación y difusión
Tal y como se establece en el Manual, el presente Protocolo de Canal de Denuncias deberá incluirse entre las materias de formación obligatoria del Programa Anual de Acciones Formativas de VANCOR SERVICIOS AUXILIARES.
En todo caso, además de tales acciones formativas, se utilizarán los siguientes canales para difundir el presente Protocolo:
a) El Manual de Bienvenida, que se entrega a todas las nuevas incorporaciones de plantilla, al cual deberá adjuntarse el presente Protocolo de Canal de Denuncias;
b) La Intranet, que deberá contener un apartado específico sobre el Protocolo de Canal de Denuncias;
c) El envío de un correo electrónico dirigido a los administradores, directivos y empleados de VANCOR SERVICIOS AUXILIARES acompañando copia del presente Protocolo e informando de la sección de la Intranet en la que se puede consultar.
Aprobación, entrada en vigor y revisión de este protocolo
El Comité de Cumplimiento de VANCOR SERVICIOS AUXILIARES aprobó el presente Protocolo de Canal de Denuncias en su reunión del 21 de marzo de 2.018, momento en el cual entró en vigor con efectos vinculantes para todos sus destinatarios.
Sin perjuicio de lo anterior, el presente protocolo será objeto de revisión y, en su caso, actualización, de forma continuada. En concreto, será modificado siempre que se aprecie la posibilidad de alguna mejora.
En este sentido, el Informe Anual sobre la aplicación del Manual que ha de emitir el Comité de Cumplimiento conforme a lo establecido en el punto 22.2 del Manual deberá valorar si algún elemento del presente Protocolo de Canal de Denuncias puede ser susceptible de mejora.